建设工程文件归档规范 [附条文说明] GB/T50328-2014（2019年版）

中华人民共和国国家标准

建设工程文件归档规范

Code for putting construction project documents into records

GB／T 50328-2014

(2019年版)

主编部门：中华人民共和国住房和城乡建设部

批准部门：中华人民共和国住房和城乡建设部

施行日期：2  0  1  5  年  5  月  1  日

中华人民共和国住房和城乡建设部公告

2019年  第306号

住房和城乡建设部关于发布国家标准《建设工程文件归档规范》局部修订的公告

    现批准国家标准《建设工程文件归档规范》(GB／T 50328-2014)局部修订的条文，自2020年3月1日起实施。经此次修订的原条文同时废止。

    局部修订条文及具体内容在住房和城乡建设部门户网站(www．mohurd．gov．cn)公开，并将刊登在近期出版的《工程建设标准化》刊物上。

中华人民共和国住房和城乡建设部

2019年11月29日

中华人民共和国住房和城乡建设部公告

第491号

住房城乡建设部关于发布国家标准《建设工程文件归档规范》的公告

    现批准《建设工程文件归档规范》为国家标准，编号为GB／T 50328-2014，自2015年5月1日起实施。原国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB／T 50328-2001同时废止。

    本规范由我部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。

中华人民共和国住房和城乡建设部

2014年7月13日

前言

    根据住房和城乡建设部《关于印发<2012年工程建设标准规范制订修订计划>的通知》(建标[2012]5号)的要求，编制组经广泛调查研究，认真总结实践经验，参考有关国际标准和国外先进标准，并在广泛征求意见基础上，修订本规范。

    本规范主要内容是：建设工程归档文件范围及质量要求，工程文件的立卷，工程文件的归档，工程档案的验收与移交。

    本规范修订的主要技术内容是：1．增加了对归档电子文件的质量要求及其立卷方法；2．对工程文件的归档范围进行了细分，将所有建设工程按照建筑工程、道路工程、桥梁工程、地下管线工程四个类别，分别对归档范围进行了规定；3．对各类归档文件赋予了编号体系；4．对各类工程文件，提出了不同单位“必须归档”和“选择性归档”的区分；5．增加了关于立卷流程和编制案卷目录的要求。

    本规范由住房和城乡建设部负责管理，由住房和城乡建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释。执行过程中如有意见或建议，请寄送住房和城乡建设部城建档案工作办公室(地址：北京市海淀区三里河路9号，邮政编码：100835)。

    本规范主编单位：住房和城乡建设部城建档案工作办公室

                    住房和城乡建设部科技与产业化发展中心

    本规范参编单位：南京市城建档案馆

                    芜湖市城建档案馆

                    江西省住房城乡建设厅城建档案办公室

                    抚顺市城建档案馆

                    中国建筑业协会建设工程质量监督与检测分会

                    南宁市城建档案馆

                    北京市城建档案馆

                    河北省城建档案馆

                    长春市城建档案馆

                    武汉市城建档案馆

                    北京建科研软件技术有限公司

    本规范主要起草人员：姜中桥  张志新  欧阳志宏  周健民 黄飞  王恩江  罗敏    李向红 易智华  吴松勤  鹿欣    许利峰 陈明琪  李新民  张海萍    夏开元 王玉恒  白石

    本规范主要审查人员：权进立  秦屹梅  尚春明  王燕民 姜延溪  王健  楼建春  谭家发 王瑛 李宗波

1  总则

1．0．1  为加强建设工程文件归档工作，统一建设工程档案的验收标准，建立真实、完整、准确的工程档案，制定本规范。

1．0．2  本规范适用于建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交。

1．0．3  建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。

2  术语

2．0．1  建设工程  construction project

    经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。

2．0．2  建设工程文件  construction project document

    在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。

2．0．3  工程准备阶段文件  pre-construction document

    工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2．0．4  监理文件  project supervision document

    监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

2．0．5  施工文件 constructing document

    施工单位在施工过程中形成的文件。

2．0．6  竣工图  as-built drawing

    工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。

2．0．7  竣工验收文件  handing over document

    建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2．0．8  建设工程档案  project archives

    在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。

2．0．9  建设工程电子文件  project electronic records

    在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2．0．10  建设工程电子档案  project electronic archives

    工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。

2．0．11  建设工程声像档案  project audio-visual archives

    记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。

2．0．12  整理  arrangement

    按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。

2．0．13  案卷  file

    由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2．0．14  立卷  filing

    按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

2．0．15  归档  putting into record

    文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。

2．0．16  城建档案管理机构  urban-rural development archives organization

    管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。

2．0．17  永久保管  permanent preservation

    工程档案保管期限的一种，指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。

2．0．18  长期保管  long-term preservation

    工程档案保管期限的一种，指工程档案保存到该工程被彻底拆除。

2．0．19  短期保管  short-term preservation

    工程档案保管期限的一种，指工程档案保存10年以下。

3  基本规定

3．0．1  工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3．0．2  工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。

3．0．3  每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。

3．0．4  建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：

    1  在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容；

    2  收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档；

    3  组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

    4  收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

    5  收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档；

    6  在组织工程竣工验收前，应按本规范的要求将全部文件材料收集齐全并完成工程档案的立卷；在组织竣工验收时，应组织对工程档案进行验收，验收结论应在工程竣工验收报告、专家组竣工验收意见中明确；

    7  对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收备案前，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。

3．0．5  勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

3．0．6  建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

3．0．6A  建设工程档案的验收应纳入建设工程竣工联合验收环节。

3．0．7  城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行指导和服务，并按本规范的要求对建设单位移交的建设工程档案进行联合验收。

3．0．8  工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。

6  工程文件归档

6．0．1  归档应符合下列规定：

    1  归档文件范围和质量应符合本规范第4章的规定；

    2  归档的文件必须经过分类整理，并应符合本规范第5章的规定。

6．0．2  电子文件归档应包括在线式归档和离线式归档两种方式。可根据实际情况选择其中一种或两种方式进行归档。

6．0．3  归档时间应符合下列规定：

    1  根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行，也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

    2  勘察、设计单位应在任务完成后，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

6．0．4  勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求，对归档文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后方可向建设单位移交。

6．0．5  工程档案的编制不得少于两套，一套应由建设单位保管，一套(原件)应移交当地城建档案管理机构保存。

6．0．6  勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6．0．7  设计、施工及监理单位需向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录A、附录B的要求立卷归档。

7  工程档案验收与移交

7．0．1  此条删除。

7．0．2  建设工程档案验收时，应查验下列主要内容：

    1  工程档案齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况；

    2  工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；

    3  竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；

    4  文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；

    5  文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；

    6  电子档案格式、载体等符合要求；

    7  声像档案内容、质量、格式符合要求。

7．0．3  列入城建档案管理机构接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收备案前，必须向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。

7．0．4  停建、缓建建设工程的档案，可暂由建设单位保管。

7．0．5  对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织设计、施工单位对改变部位据实编制新的工程档案，并应在工程竣工验收备案前向城建档案管理机构移交。

7．0．6  当建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。

附录A  建筑工程文件归档范围

A．0．1  建筑工程文件的归档范围应符合表A．0．1的规定。

表A．0．1  建筑工程文件归档范围

    注：表中符号“▲”表示必须归档保存；“△”表示选择性归档保存。

附录B  市政工程文件归档范围

B．0．1  道路工程文件的归档范围应符合表B．0．1的规定。

表B．0．1  道路工程文件归档范围

    注：表中符号“▲”表示必须归档保存；“△”表示选择性归档保存。

B．0．2  桥梁工程文件的归档范围应符合表B．0．2的规定。

表B．0．2  桥梁工程文件归档范围

    注：表中符号“▲”表示必须归档保存；“△”表示选择性归档保存。

B．0．3  地下管线工程文件的归档范围应符合表B．0．3的规定。

表B．0．3  地下管线工程文件归档范围

    注：表中符号“▲”表示必须归档保存；“△”表示选择性归档保存。

附录C  卷内目录式样

图C  卷内目录式样

    注：1．尺寸单位统一为：mm；

        2．比例1：2。

附录D  卷内备考表式样

图D  卷内备考表式样

    注：1．尺寸单位统一为：mm；

        2．比例1：2。

附录E  案卷封面式样

图E  案卷封面式样

    注：1．卷盒、卷夹封面A×B＝310×220；

        2．案卷封面A×B＝297×210；

        3．尺寸单位统一为：mm，比例1：2。

附录F  案卷脊背式样

图F  案卷脊背式样

    注：1．D＝20、30、40、50mm；

        2．尺寸单位统一为：mm，比例1：2。

附录G  案卷目录式样

本规范用词说明

    1  为便于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同的用词说明如下：

     1)表示很严格，非这样做不可的：

       正面词采用“必须”，反面词采用“严禁”；

     2)表示严格，在正常情况下均应这样做的：

       正面词采用“应”，反面词采用“不应”或“不得”；

     3)表示允许稍有选择，在条件许可时首先应这样做的：

       正面词采用“宜”，反面词采用“不宜”；

     4)表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。

    2  条文中指明应按其他有关标准执行的写法为：“应按……执行”或“应符合……的规定”。

引用标准名录

1  《城建档案业务管理规范》CJJ／T 158

2  《建设电子档案元数据标准》CJJ／T 187

3  《信息与文献  档案纸  耐久性和耐用性要求》GB／T 24422

4  《信息与文献  纸张上书写、打印和复印字迹的耐久性和耐用性  要求与测试方法》GB／T 32004

中华人民共和国国家标准

建设工程文件归档规范

GB／T 50328-2014

(2019年版)

条文说明

局部修订说明

    本次修订系根据住房和城乡建设部《关于印发<2016年工程建设标准规范制订、修订计划)的通知》  (建标[2015]274号)、《住房和城乡建设部关于修改部分部门规章的决定》(中华人民共和国住房和城乡建设部令第47号)等文件和规章要求，由住房和城乡建设部科技与产业化发展中心会同有关单位，对《建设工程文件归档规范》GB／T 50328-2014进行局部修订而成。

    本次修订的主要内容是：1．计算机输出文字和图件及手工书写材料的耐久性和耐用性要求；工程文件用纸的耐久性和耐用性要求；2．建设工程电子文件的归档格式和归档电子文件存储媒体；3．取消工程档案预验收，将工程档案验收纳入建设工程竣工联合验收环节。

    此次局部修订，共涉及17个条文，分别为第3．0．3条、3．0．4条、3．0．6A条、3．0．7条、4．2．4条、4．2．7条、4．2．10条、4．2．14条、5．3．5条、7．0．1条、7．0．2条、7．0．3条、7．0．5条、A．0．1条、B．0．1条、B．0．2条、B．0．3条。

    本次局部修订主编单位：住房和城乡建设部科技与产业化发展中心

    本次局部修订参编单位：南京市城市建设档案馆

                          芜湖市城市建设档案馆

                          国家档案局档学技术研究所

                          湖南省城建档案和信息管理协会

                          重庆市城市建设档案馆

                          广州市城市建设档案馆

                          珠海市城市建设档案馆

                          哈密市城市建设档案馆

                          中国建筑工程总公司

                          中国建筑设计研究院有限公司

                          天津大学建筑设计规划研究总院

                          中国惠普有限公司

                          奇普世纪(北京)工程复印设备有限公司

                          北京筑业志远软件开发有限公司

                          上海易鲲信息科技有限公司

                          深圳世纪伟图科技有限公司

                          北京建科研软件技术有限公司

    本规范主要起草人员：姜中桥  周健民  黄飞  王建库 张丹  阎国际  蔡艳红  李琦 赵济民  许利峰  曹吉昌  许耕昕 张锡治  郝伟斌  唐卫华  尹平 赵伟  徐稳龙  吴建英  陈明琪 王保利  王玉恒  崔丽梅

    本规范主要审查人员：陶水龙  秦屹梅  王恩江  李宗波 白石  王瑛  卢建北  谭丁文 施宏  孙杰

修订说明

    《建设工程文件归档规范》GB／T 50328-2014经住房和城乡建设部2014年7月13日以第491号公告批准、发布。

    本规范是在《建设工程文件归档整理规范》GB／T 50328-2001的基础上修订而成，上一版的主编单位是建设部城建档案工作办公室，参编单位是北京市城建档案馆、南京市城建档案馆、重庆市城建档案馆、广州市城建档案馆，主要起草人员是王淑珍、姜中桥、苏文、周健民、周汉羽、蔡艳红。本次修订的主要技术内容是：1．增加了对归档电子文件的质量要求及其立卷方法；2．对工程文件的归档范围进行了细分，将所有建设工程按照建筑工程、道路工程、桥梁工程、地下管线工程四个类别，分别对归档范围进行了规定；3，对各类归档文件赋予了编号体系；4．对各类工程文件，提出了不同单位“必须归档”和“选择性归档”的区分；5．增加了关于立卷流程和编制案卷目录的要求。

    本规范修订过程中，编制组对各地建设工程文件归档整理工作进行了深入的调查研究，总结了我国工程文件归档工作的实践经验，同时参考了国外先进技术法规、技术标准，并以多种方式广泛征求了各有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经有关专家审查定稿。

    为便于广大设计、施工、科研、学校等单位有关人员在使用本规范时能正确理解和执行条文规定，《建设工程文件归档规范》编制组按章、节、条顺序编制了本规范的条文说明，对条文规定的目的、依据以及执行中需注意的有关事项进行了说明。但是，本条文说明不具备与标准正文同等的法律效力，仅供使用者作为理解和把握标准规定的参考。

1  总则

1．0．3  建设工程文件归档除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB／T 11822、《技术制图  复制图的折叠方法》GB／T 10609．3、《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ／T 117、《城建档案业务管理规范》CJJ／T 158、《建设电子档案元数据标准》CJJ／T 187等规范的规定。

2  术语

2．0．15  对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。

3  基本规定

3．0．3  建设工程电子文件的归档，应按本规范第4章、第5章、第6章的有关规定执行。城建档案管理机构应加快信息化建设进度，做好建设工程电子文件的接收、保管和利用工作。

6  工程文件归档

6．0．2  对涉密的有关工程电子文件，在线归档时应做好保密工作。

6．0．5  工程档案编制套数不少于两套是最低要求。许多情况下为满足日后利用需求，需要再增加一至两套，如：为物业管理单位保留一套。